Guía rápida sobre el acceso a los expedientes médicos

En la Guía rápida gratuita sobre el acceso a los expedientes médicos de Triage Cancer, encontrará información sobre la Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro Médico de 1996 (HIPAA), cuándo puede solicitar registros, costos y formatos asociados, el cronograma para recibir sus registros, cómo haga correcciones, qué hacer si se le niega el acceso y más.

Es importante para todos tener una copia completa de sus expedientes médicos. En algunos casos, sus proveedores de atención médica le permitirán ver parte de sus expedientes por medio de una cuenta en línea, pero estos expedientes no suelen mostrar el archivo completo. Tener una copia de sus expedientes le ayuda con lo siguiente:

• Garantizar que la información es correcta y corregir o aclarar cualquier información con su equipo de atención médica.
• Evitar repetir pruebas u otros procedimientos.
• Coordinar la atención de manera más eficiente entre los diferentes proveedores de atención médica, farmacéuticos y centros de tratamiento.
• Compartirlos con miembros nuevos de su equipo de atención médica o con posibles proveedores (p. ej., para obtener una segunda opinión).
• Compartirlos con familiares o amigos que cumplen la función de cuidadores.
• Solicitar los beneficios por discapacidad: consulte la Guía rápida sobre seguros por discapacidad.
• Apelar los denegaciones de cobertura del seguro médico: consulte la Guía rápida sobre seguros médicos patrocinados por el empleador y seguros médicos individuales

¿Quién tiene la obligación de proteger su información médica según la HIPAA?

Las entidades de atención médica que tienen la obligación de proteger su privacidad según la HIPAA son las siguientes:

• Proveedores de atención médica: Todos los proveedores de atención médica, sin importar el alcance de su profesión, que transmiten información médica relacionada con ciertas transacciones, incluidos reclamos, consultas de elegibilidad de beneficios, solicitudes de autorización de remisiones y otras transacciones para las cuales el Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS) estableció estándares de acuerdo a la Regla de Transacciones de la HIPAA.
• Planes médicos: Entidades que proporcionan o pagan el costo de la atención médica (p. ej. seguros médicos, dentales, de la vista y de medicamentos con receta; seguros de Medicare, Medicaid, Medigap; seguros de atención a largo plazo (sin incluir las pólizas con indemnización fija para hogares de convalecencia); planes médicos grupales patrocinados por el empleador, planes médicos patrocinados por la iglesia y el gobierno, y planes médicos de varios empleadores).
• Socios comerciales: Una persona u organización (que no sea integrante de la fuerza laboral de una entidad cubierta) que utiliza o divulga información médica identificable individualmente para el desempeño de sus funciones, actividades o servicio

¿Cuando puedo solicitar mis expedientes médicos?

• Puede solicitar una copia de sus expedientes médicos de su proveedor de atención médica o plan médico en cualquier momento y por cualquier motivo.

¿No pagar mis facturas afectará mi capacidad para obtener mis expedientes médicos?

• Los proveedores de atención médica no pueden negarle el acceso a sus expedientes médicos por tener una factura impaga.

¿Cuál es el costo por solicitar una copia de mis expedientes médicos?

• La Regla de Privacidad le permite a los proveedores cobrar cargos razonables basados en el costo relacionados con el suministro de una copia de sus expedientes médicos (incluidos el costo de los suministros, la mano de obra y el franqueo). Usted no debe pagar este cargo si otra persona solicita sus expedientes médicos. No se permite aplicar cargos por página si los expedientes se almacenan en medios electrónicos. Nota: Algunas leyes estatales también permiten aplicar cargos, y los montos varían según el estado.

¿En qué formatos puedo recibir mis expedientes médicos?

• El paciente puede decidir el formato en el que recibirá sus expedientes médicos. Las opciones incluyen correo electrónico, papel, fax, correo postal, memoria USB o a través del portal en línea.

Después de solicitar mis expedientes médicos, ¿cuando tiempo debo esperar para recibirlos?

• De acuerdo con la Ley de Privacidad de la HIPAA, los proveedores deben entregar al paciente una copia de sus expedientes médicos en 30 días de realizada la solicitud o 60 días si los expedientes se almacenan fuera de las instalaciones. Si el proveedor no puede responder ni proporcionar los expedientes dentro de este plazo, el proveedor puede utilizar una extensión de 30 días.

¿Debo obtener los expedientes médicos completos o puedo recibir una copia parcial?

• Tiene el derecho de solicitar una copia completa o parcial de sus expedientes médicos. Un expediente completo es útil para llevar su propio registro o si tiene un proveedor nuevo. Un expediente parcial es útil para acceder a información específica, como alergias, antecedentes de vacunación, resultados de pruebas y medicamentos.

¿Qué debo hacer si quiero corregir información en mis expedientes médicos?

• Si considera que hay información incorrecta en sus expedientes médicos o de facturación, puede solicitar a su proveedor de atención médica o plan médico que modifiquen su expediente. El proveedor de atención médica o plan médico deben responder su solicitud y hacer la modificación o adición en sus expedientes. En caso de negarse, tiene el derecho de presentar una declaración de desacuerdo que el proveedor o el plan deben agregar a sus expedientes.

¿Con quién debo comunicarme si se me niega el acceso a mis expedientes médicos?

• Si un proveedor de atención médica o plan médico le niegan el acceso a sus expedientes médicos, comuníquese con la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS) de Estados Unidos al 800-368-1019 o visite www.hhs.gov/hipaa/filing-a-complaint/index.html.

Leyes estatales: Muchos estados tienen leyes que también protegen su derecho de acceso a los expedientes médicos. Consulte el Cuadro de leyes estatales de Triage Cancer para obtener información sobre las leyes de su estado, incluidos los cargos y plazos.

Recursos adicionales

• Triage Cancer y Ciitizen se asociaron para brindarle ayuda gratuita para acceder a sus expedientes médicos
• HHS – Guía rápida sobre los expedientes médicos
• HHS – Memorando de derecho de acceso
• Cuando los proveedores de atención médica pueden comunicarse con sus familiares, amigos u otras personas involucradas en su cuidado
• Video del HHS, Su información médica, sus derechos

Para obtener más información sobre el acceso a los expedientes médicos, visite TriageCancer.org/Español o CancerFinances.org.

Última actualización: agosto de 2022

Cláusula de exención de responsabilidad: El objetivo de este folleto es proporcionar información general sobre los temas presentados. Se entiende que Triage Cancer no presta servicios legales, médicos ni profesionales de ninguna naturaleza por su publicación o distribución. Si bien este material ha sido revisado por un profesional, no se debe utilizar como un reemplazo de los servicios profesionales. © Triage Cancer 2014-2023

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